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  • Henne Danif

BUROCRACIAÉ UM BICHO FEIO!



E aí, moçada!

Papai Hennão na área, sem tempo para lero-lero, nem mimimi, tampouco para burocracia.

A burocracia diminui a agilidade da empresa. É sinônimo de papelada e de acúmulo de muitas etapas. Faz com que uma tarefa se torne muito mais demorada. Esse bicho feio compromete a iniciativa, a motivação e a atuação da equipe.

Um gestor de qualidade deve conhecer os entraves da burocracia e os meios para reduzi-la!

Então, bora comigo, meus fiii! Perde tempo não!



LÁ VEM PREJUÍZO!


A burocracia implica em mais custos para a empresa, por dois motivos.

Ø ela demanda a atenção de vários colaboradores, que poderiam direcionar o tempo de serviço para outras atividades.

Ø ela requisita a passagem de um processo empresarial por vários setores para que seja aprovado.



ESPANTA ESSE TREM!


Reduzir a burocracia nos processos empresariais pode resultar, de imediato, na maior agilidade dos procedimentos existentes, no estímulo da criatividade e na inovação dos colaboradores, bem como na redução de gastos.

A redução da burocracia envolve a empresa como um todo, desde o pensamento do gestor até a aplicabilidade de suas normativas e políticas ao cotidiano do negócio.



PRON CO VÔ?

Como diz o ditado popular: PARA QUEM NÃO SABE PARA ONDE ESTÁ INDO, QUALQUER CAMINHO SERVE.

O mesmo vale para a execução de processos empresariais. É imprescindível saber a finalidade de cada processo, qual atividade está sob enfoque e quais colaboradores estão envolvidos.

Ø Defina um cronograma, com o estabelecimento de prazos para que cada etapa seja cumprida.

Ø Trace todo o procedimento a ser cumprido durante a realização dos processos empresariais e poupe a equipe de efetivar um trabalho desnecessário.



SE VIRA!


É fundamental que a equipe tenha autonomia. O gestor não deve impor uma relação de dependência de seus colaboradores junto à gerência.

A equipe deve ter espaço e liberdade, com abertura para inovações, evitando-se a perda de um tempo precioso na aprovação de procedimentos.



MENOS REUNIÕES, MAIS OBJETIVIDADE

A quantidade de reuniões improdutivas no trabalho é reclamação quase unânime entre os colaboradores.

Faça reuniões apenas para a resolução de questões complexas.

Ah, e defina hora de início e de término. Convoque para reunião apenas os colaboradores que estejam diretamente envolvidos com os assuntos da pauta.




ABUSE DA TECNOLOGIA

A tecnologia é grande aliada na efetivação de melhorias nos negócios e no andamento dos processos empresariais. Permite a interação entre vários sistemas, o armazenamento de dados de maneira inteligente, e reduz o uso de papéis.

Ø Use planilhas on-line, gerenciadores de atividades diárias, softwares financeiros e programas de arquivamento de dados e documentos digitalizados.

Mais uma dica: a assinatura eletrônica otimiza a autenticação dos documentos, encurtando a duração dos processos empresariais.



Este conteúdo foi extraído do e-book Guia prático para reduzir a burocracia nos processos empresariais, da FNQ – Gestão para transformação.


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