E aí, moçada!
Papai Hennão na área, sem tempo para lero-lero, nem mimimi, tampouco para burocracia.
A burocracia diminui a agilidade da empresa. É sinônimo de papelada e de acúmulo de muitas etapas. Faz com que uma tarefa se torne muito mais demorada. Esse bicho feio compromete a iniciativa, a motivação e a atuação da equipe.
Um gestor de qualidade deve conhecer os entraves da burocracia e os meios para reduzi-la!
Então, bora comigo, meus fiii! Perde tempo não!
LÁ VEM PREJUÍZO!
A burocracia implica em mais custos para a empresa, por dois motivos.
Ø ela demanda a atenção de vários colaboradores, que poderiam direcionar o tempo de serviço para outras atividades.
Ø ela requisita a passagem de um processo empresarial por vários setores para que seja aprovado.
ESPANTA ESSE TREM!
Reduzir a burocracia nos processos empresariais pode resultar, de imediato, na maior agilidade dos procedimentos existentes, no estímulo da criatividade e na inovação dos colaboradores, bem como na redução de gastos.
A redução da burocracia envolve a empresa como um todo, desde o pensamento do gestor até a aplicabilidade de suas normativas e políticas ao cotidiano do negócio.
PRON CO VÔ?
Como diz o ditado popular: PARA QUEM NÃO SABE PARA ONDE ESTÁ INDO, QUALQUER CAMINHO SERVE.
O mesmo vale para a execução de processos empresariais. É imprescindível saber a finalidade de cada processo, qual atividade está sob enfoque e quais colaboradores estão envolvidos.
Ø Defina um cronograma, com o estabelecimento de prazos para que cada etapa seja cumprida.
Ø Trace todo o procedimento a ser cumprido durante a realização dos processos empresariais e poupe a equipe de efetivar um trabalho desnecessário.
SE VIRA!
É fundamental que a equipe tenha autonomia. O gestor não deve impor uma relação de dependência de seus colaboradores junto à gerência.
A equipe deve ter espaço e liberdade, com abertura para inovações, evitando-se a perda de um tempo precioso na aprovação de procedimentos.
MENOS REUNIÕES,
MAIS OBJETIVIDADE
A quantidade de reuniões improdutivas no trabalho é reclamação quase unânime entre os colaboradores.
Faça reuniões apenas para a resolução de questões complexas.
Ah, e defina hora de início e de término. Convoque para reunião apenas os colaboradores que estejam diretamente envolvidos com os assuntos da pauta.
ABUSE DA TECNOLOGIA
A tecnologia é grande aliada na efetivação de melhorias nos negócios e no andamento dos processos empresariais. Permite a interação entre vários sistemas, o armazenamento de dados de maneira inteligente, e reduz o uso de papéis.
Ø Use planilhas on-line, gerenciadores de atividades diárias, softwares financeiros e programas de arquivamento de dados e documentos digitalizados.
Mais uma dica: a assinatura eletrônica otimiza a autenticação dos documentos, encurtando a duração dos processos empresariais.
Este conteúdo foi extraído do e-book Guia prático para reduzir a burocracia nos processos empresariais, da FNQ – Gestão para transformação.
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